1 合同管理軟件開發(fā)

1.1 模塊功能說明

合同管理模塊為東莞地鐵公司R2線提供工程建設項目中所有合同的編制、修改、審批、變更管理等，包括合同范本管理、招標管理、合同編制、合同審批、正式合同文件產生及歸檔、合同變更、合同結算、合同支付、合同終止、實際進度記錄、預警等功能。合同管理支持多種格式的合同及合同補充協(xié)議和附件的導入，并采取嚴格的權限及保密機制對相關文件進行保護。對合同實施全過程進行跟蹤管理，按統(tǒng)一的合同編號規(guī)則自動生成合同編號，同時包括相關補充協(xié)議及附件的管理。
合同管理作為項目管理的起點，它控制并制約著計劃管理、成本管理、質量管理等，是項目建設的關鍵和保障企業(yè)利益的重要環(huán)節(jié)，對合同進行科學的管理可以維護項目發(fā)包方和承包方各自的權益，提高企業(yè)經濟和社會效益，提高管理水平。
通過合同管理模塊的實施規(guī)范企業(yè)合同簽訂行為，減少合同糾紛損失。建立規(guī)范化的合同管理體系。合同管理以合同起草為起點，實現(xiàn)了合同的評審、合同的訂立、合同的履約、合同的變更、合同的索賠、法律糾紛、合同清欠等對合同全生命周期的管理。合同結束后，以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)中。

圖片 1 合同管理模塊功能地圖

1.1.1 合同計劃

Ø 合同計劃模板管理
合同計劃模板管理，包括計劃編號、計劃名稱、授予方式、授權范圍、招標文件提交時間、發(fā)布公告時間、開標時間、簽定合同時間、招標文件提交總部時間、經辦人、主辦單位、主辦部門、授權內容、預計合同總金額、計劃簽訂合同時間、擬簽訂合同數(shù)、擬簽訂合同名稱等基本信息。用戶可以基于合同計劃模板庫快速生成新合同。合同模板還可以按合同類型來進行區(qū)分，模板可顯示的合同內容根據(jù)合同類型不同而不同。
Ø 合同業(yè)務流程管理
合同管理模塊支撐新建、審核、匯總和維護合同計劃等多個業(yè)務流程。當實現(xiàn)計劃執(zhí)行滯后，系統(tǒng)提供預警功能，通過郵件或其它形式知會經辦人。在合同業(yè)務流程管理中，系統(tǒng)還提供自動跟蹤合同計劃流程審批過程功能。
Ø 合同狀態(tài)控制
合同計劃的狀態(tài)分為編制、審核、匯總、審批、發(fā)布、取消。根據(jù)合同計劃業(yè)務規(guī)范設置各狀態(tài)下的業(yè)務規(guī)則。對于合同計劃發(fā)布后，對合同計劃進行的修改，將保留歷史記錄，歷史記錄體現(xiàn)的是業(yè)務主辦部門對修改所作的修改，其它在審核、審批環(huán)節(jié)所作的修改不保留歷史信息；歷史記錄的查看就是依據(jù)合同計劃查看業(yè)務部門的修改記錄。
Ø 合同計劃管理
可以靈活導入、導出、新增合同計劃。當合同計劃管理過程中涉及到的所有資料自動歸檔。

1.1.2 招標管理

為了充分的利用市場和社會資源，引進競爭機制，降低建設成本，保證供應商和分包商的質量，施工總承包企業(yè)在項目管理過程中正在逐步的實行和加深招標管理。加強對工程分包、勞務分包和材料及設備的采購管理。是企業(yè)供應鏈管理中的重要環(huán)節(jié)。
依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》規(guī)定的招投標過程，對整個招標過程進行管理。建立供應商和分包商的準入制，建立評價與考核體系。建立材料信息庫形成內部指導價以便詢價比價。規(guī)范招標過程流程建立審核體系和招標過程備案制，避免圍標和不正當行為。系統(tǒng)與項目管理其他模塊，例如合同、物資、設備等模塊數(shù)據(jù)共享互聯(lián)。提供企業(yè)網(wǎng)上評標的平臺，可與投標方及評標專家三方協(xié)同工作。招標完成后，數(shù)據(jù)歸檔，形成企業(yè)知識積累，便于管理的查詢調用。及以后招投標的參考依據(jù)。

圖片 2 招標管理功能地圖

1.1.3 合同范本

合同管理的合同東西支撐招標文件范本和合同范本的編制、修訂、歸檔流程，并對流程跟蹤。
合同東西支持對各類招標文件范本和合同范本的定制，范本與項目、合同類型相關聯(lián)，讓業(yè)務人員在新擬合同時可以直接通過合同類型選擇合同范本，并對其正文進行編輯，減少業(yè)務人員的工作量。
合同范本狀態(tài)控制：招標文件范本和合同范本新增或修訂中時，其狀態(tài)為編制；當招標文件范本和合同范本提交時，其狀態(tài)為審批中；在審批中的招標文件范本和合同范本除審批人可以修改外其他任何人不能進行修改；招標文件范本和合同范本審批后，其狀態(tài)為審批，在招標管理和合同管理中可以引用招標文件范本和合同范本；當狀態(tài)為審批時，可以打開進行修改，一旦發(fā)生修改，其狀態(tài)變?yōu)?ldquo;編制“狀態(tài)；對已啟用的范本進行修改，基本信息保存后在對照表中可以添加對照項，可以增加新舊版本范本內容的比較信息。
合同范本支持通過審批的招標文件范本和合同范本，能自動歸檔到文檔中心。并提供廢止功能，只有經辦人有權限對招標文件范本和合同范本進行廢止。

1.1.4 合同編制

Ø 合同類別設置
合同類型采用樹形結構分項目、分層定義合同類型，并按照合同類型予以授權，便于對眾多的項目合同進行分類、分權限管理和檢索?？梢詫贤诸愡M行新建、編輯、刪除。合同分類可以得科學的對合同文檔進行歸檔和劃分。全員類別設置內容包括合同類別名稱、起草人、默認審批流程（工作流引擎）、默認附件權限設置等內容。
Ø 工作流設置
合同編制利用工作流引擎對合同編制及合同編制審批的流程進行定義，可對每個合同分類預置審批流程，用戶起草合同后可以按預置的工作流進行相應合同類型的流程流轉。
Ø 合同編制
當用戶在編制合同時，用戶可以根據(jù)權限創(chuàng)建合同文檔，擬定各類合同，根據(jù)不同的合同類型來填寫合同簡要信息和相關文檔。簡要信息包括：合同類型、合同編號（自動根據(jù)編碼規(guī)則生成或者用戶手工錄入）、對應的概算編號（系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則生成或用戶手工錄入）、承辦人及部門、相關項目、甲方乙方，合同定稿時間，合同簽訂時間，合同總金額，付款期數(shù)、時間、條件、金額等。同時在合同的編制過程中，建立合同與概算信息的關聯(lián)關系，以確保合同金額能控制在概算范圍內。
合同編制還支持對合同編制中各個狀態(tài)的管理和控制。例如：
1)        在合同編制申請期間，可以直接對合同進行修改、刪除，在編制時，自動產生合同編號；
2)        在合同編制審核期間，合同業(yè)務主辦針對合同清單中與概算代碼、開支類型進行審核，合同審核后，才能提交合同進行審批；
3)        在合同審批期間，合同自提交審批后到審批結束前，其狀態(tài)為審批中，在合同處于審批中，只有處于審批環(huán)節(jié)中的人員可以進行修改，其它人員不可進行修改；
4)        在合同審批結束后，其狀態(tài)為審批，在審批階段中，除編制人可以調整結構化信息外，其它任何人不可對合同進行修改；
5)        在合同啟用后：針對審批后的合同，在合同書面資料加蓋合同章以后，合同狀態(tài)為啟用，在啟用階段，才能為合同管理系統(tǒng)中其它模塊使用。
在合同編制中，還支持合使用多幣種，系統(tǒng)會自動按自定義的匯率對本位幣的對換處理。
在無合同的情況下，合同編制還支持虛擬合同的生成處理。在合同編制的過程中，系統(tǒng)提供合同編制資料的自動歸檔功能。
Ø 合同查詢
系統(tǒng)支持采用關鍵字進行搜索；支持按合同主題、合同類別、起草人、承辦人等組合條件的高級搜索。
Ø 合同資金管理
實現(xiàn)對單一資金/多種資金來源合同的信息管理，能夠把合同按照在不同線路建設項目中的預算分布，進行自動拆分和合并管理。
實現(xiàn)合同中資產目錄的維護，將合同開項信息與資產目錄對應。

1.1.5 合同變更

合同變更記錄合同執(zhí)行過程中所有與合同有關的事務發(fā)生情況（內容、金額等），如果在主合同的執(zhí)行過程中合同的單項發(fā)生了數(shù)量，金額上的改變或是合同單項的新增，用戶都必須通過系統(tǒng)的合同變更模塊來進行調整。
合同變更的合同記錄必須要經過核準后才真正生效啟用，也就是說，合同變更記錄只有核準了，才能在體現(xiàn)到原合同中去。同時，合同變更記錄一旦被核準后就不能直接編輯、刪除，用戶如需要刪除該記錄，首先要將該記錄取消核準。也就是說：未提交審批前，該變更記錄處于可編輯狀態(tài)；未提交審批前，該變更記錄處于可刪除狀態(tài)。主要功能包括：
Ø 合同變更申請
管理合同變更申請表，包括合同編號工程項目名稱、變更、編號變更名稱、變更對象類型、變更金額、變更原因、變更內容等信息。變更內容可以通過接口從外圍系統(tǒng)進導入。
當完成合同變更申請后，需要對合同變更進行審批，合同變更審批工作流將會啟動。合同變更審批工作流包括：合同變更審批、合同補充協(xié)議報批、合同補充協(xié)議審批流程，自動實現(xiàn)各審批流程中的授權判斷。
Ø 合同變更管理
合同變更管理實現(xiàn)合同清單信息、合同變更清單與概算代碼關聯(lián)，當合同變更申請被審批后，系統(tǒng)將用變更信息直接更新合同對應的概算信息。同時當合同進行變更時，系統(tǒng)還會同時展現(xiàn)相關聯(lián)的變更信息，便于決策者作出正確判斷。合同變更管理實現(xiàn)了設計變更、概算變更與合同變更的關聯(lián)，可根據(jù)工程清單自動計算變更的總額。
合同變更還能實現(xiàn)對實現(xiàn)對單一資金/多種資金來源合同的變更管理，能夠把合同按照在不同線路建設項目中的預算分布，將變更金額進行自動拆分和合并管理。
Ø 合同變更查詢與歸檔
在合同變更過程中涉及到的所有資料系統(tǒng)都將會進行自動歸檔，以便于日后跟蹤查詢。系統(tǒng)提供按合同編號、合同名稱、合同類別等多個維度對合同變更情況進行查詢。

1.1.6 合同支付

合同支持模塊提供對合同支持流程的管理，完成工程建設項目上涉及到的各類合同的申請支付活動，包括：預付到貨付款、計量支持、質?？钪С值取Ｏ到y(tǒng)按各類合同制定了審批工作流，系統(tǒng)自動按已制定的審批工作流對合同支持進行審批和授權判斷。同時合同支持還提了接口與ERP財務應付模塊進行接口，將支付數(shù)據(jù)傳至ERP財務應付模塊，產生財務應付數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。主要包括：
Ø 工作流設置
工作流設置完成按合同類型定制審批工作流，實現(xiàn)對預付款、到貨付款、計量支付、質?？钪Ц兜墓ぷ髁鲗徟?。
Ø 合同支付申請
任何合同的支持都必須先申請合同支付。在支付申請時，系統(tǒng)會按照付款類型自動體現(xiàn)歷史支付信息，包括：基于開項累計、基于季度累計、基于年度累計，以供申請人參考。
當合同支付申請創(chuàng)建后，需要對申請進行審批，在申請審批時，系統(tǒng)將會自動關聯(lián)完工信息、到貨信息、合同條款，輔助用戶判斷是否滿足合同支付條件。
Ø 合同支付管理
合同支付管理管理所有類型的合同支付單據(jù)。他建立了進度管理、到貨管理與合同支付的關聯(lián)關系。
當合同支付單據(jù)創(chuàng)建后，合同支付審批工作流將會啟動，完成支付審批。當合同支付審批時，系統(tǒng)將會自動關聯(lián)完工信息、到貨信息、合同條款，輔助用戶判斷是否滿足合同支付條件，以供審批人參考。
在合同支付時，實現(xiàn)對單一資金/多種資金來源合同的支付管理。當合同支付未審批前，用戶可手工對合同支付明細時行添加和扣減條目，同時用戶可根據(jù)合同編制時的資金來源來進行調整后支持。
合同支付管理提供了合同發(fā)票和實際支付信息的錄入和核對功能，支持支付和發(fā)票一對多或多對多的對應關系，并根據(jù)政府財政支付科目產生合同支付財務信息，與ERP應付模塊進行接口。
Ø 合同支持歸檔與查詢
在合同支付過程中，將會記錄所有涉及資料，并進行自動歸檔。
可按合同類型、合同金額、工程金額等多維度生成統(tǒng)計圖表功能，直接展現(xiàn)合同的支付情況。合同的支付情況展現(xiàn)，可以根據(jù)東莞地鐵的實際調研情況進行客戶化開發(fā)。

1.1.7 合同結算

合同結算分為支出合同結算和收入合同結算兩大部分，他們所分管的業(yè)務不同。
支付合同結算：指在一個計量期結束后，要進行一次結算，將已完成的工程款項結算給乙方，這部分款項主要是由用戶自定義的付款款項組成。在合同管理系統(tǒng)中，“合同結算”定義合同款項結算的具體日期和結算金額，結算金額的匯總不能大于合同金額；合同結算金額累計<=合同金額。
收入合同結算：收入合同的結算對象主要是各類承包合同，企業(yè)按照承包合同和已完工程量向建設單位（業(yè)主）辦理工程價清算的經濟文件。結算的依據(jù)是施工單位與建設單位之間簽訂的合同(含補充協(xié)議）。
主要功能包括：
Ø 合同結算信息維護
管理合同結算狀態(tài)及各狀態(tài)下合同結算信息的維護，包括：編輯、審批中、已審批（適用于需外審的合同結算完成內部審批時）、已審定（適用于無需外審的合同結算完成內部審批，及需外審的合同結算的外審結果填寫完畢并審批結束）。
Ø 合同結算審批
當完成合同結算信息維護后，合同結算審批工作流將會啟動，系統(tǒng)會自動關聯(lián)合同基本信息、合同變更情況、合同支付情況，為審批者決策提供參考。在完成全員結算的過程中，系統(tǒng)將記錄所有流程管理，以實現(xiàn)日后的流程跟蹤。
Ø 合同結算反饋
對于結算書后審定的金額需要反饋到系統(tǒng)中與系統(tǒng)中的合同信息對比，產生差異的需要按照合同開項反饋到合同信息中，形成合同的變更信息。合同結算過程中涉及資料的自動歸檔到公司檔案系統(tǒng)中。

1.1.8 合同終止

合同終止包括對正常合同的終止和對異常合同的終止。對任何合同的終止都必須先提次合同終止申請，只有申請通過的合同才能執(zhí)行合同終止操作。對任何類型的終止，系統(tǒng)都會配有工作流，由工作流來啟動合同終止審批，完成審批工作。系統(tǒng)會自動對合同終止的過程中所涉及到的資料進行歸檔，完成日后對合同終止的跟蹤與查詢。
Ø 合同終止申請
合同終止申請表單包含合同編號、經辦人、主辦部門、終止類型、終止原因等信息
Ø 合同終止審批
合同終止申請及審批時，自動關聯(lián)合同相關信息，輔助客戶判斷是否符合終止條件。在審核流程中，系統(tǒng)將不允許補充協(xié)議單獨辦理合同終止。
Ø 資料歸檔
對合同終止過程中涉及資料系統(tǒng)實現(xiàn)自動歸檔，使于日后跟蹤合同終止申請流程。

1.1.9 合同臺賬信息

建立了完善的合同臺賬功能，匯總了所有該合同下的信息，包括合同變更、合同支付、合同到貨、合同結算等所有信息，可按需求實現(xiàn)多維度關鍵字聯(lián)合查詢出確定的合同信息。實現(xiàn)了多維度查詢合同關鍵信息，能方便快捷地查看到合同的計劃、執(zhí)行、以及資金的情況。系統(tǒng)還提供了合同數(shù)據(jù)溯查詢，獲取相應基礎數(shù)據(jù)信息，如合同基本信息、合同變更信息、合同支付信息、合同結算信息、合同終止信息等。

1.1.10 供應商管理

供應商管理提供對供應商的統(tǒng)一管理與維護，提供供應商的新增、修改、查詢等功能。供應商編碼可以按東莞地鐵實際情況來進行規(guī)則定義，在創(chuàng)建新供應商時系統(tǒng)自動生成，也可以提供手工錄入供應商編碼功能。供應商編碼一但生成，將會貫穿整個供應商處理周期。
供應商管理提供了接口功能，可以通過接口將外圍系統(tǒng)供應商信息按供應商信息格式經系統(tǒng)處理過生成系統(tǒng)供應商信息。也可以有與ERP 應付模塊供應商信息實現(xiàn)信息共享。

1.2 業(yè)務流程

圖片 3 合同管理實現(xiàn)流程

圖片 4 合同輸入流程

2 設備到貨管理功能實施建議方案

在中，物資往往占到整個工程施工成本構成中非常大的份額，因此在工程材料轉化到工程施工到轉為資產整個過程中，保證各種物資的性價比達到最優(yōu)化是控制生產成本的重要目標，保證各種物資及時準確的到達生產一線是保證施工進度的重要環(huán)節(jié)，保證物資質量是保證終產品質量的關鍵因素。設備到貨模塊涵蓋了從需求計劃的提出、采購、入庫、出庫到預轉資全過程的現(xiàn)場管理。在管理的過程中，系統(tǒng)自動生成物資的各種報表，與成本進行無縫對接形成實際成本的歸集，并提供接口與ERP財務模塊進行無縫集成。主要模塊包括：
1)        物資管理的基礎工作：主要包括合格供應商庫、具有統(tǒng)一編碼的物資庫、物資價格庫
2)        物資計劃管理：施工用料計劃、月度物資需求計劃
3)        物資采購管理：月度采購計劃、采購實施
4)        物資現(xiàn)場管理：主要包括：入庫、出庫、調撥、退庫、退供、盤盈、盤虧、檢驗等管理環(huán)節(jié)
5)        統(tǒng)計分析：系統(tǒng)提供多維度數(shù)據(jù)分析與挖掘。從供應商的維度、從施工部位、從材料類別、從合同維度、從組織架構維度等等多維度形成分析報表。
6)        預轉資管理：完成資產目錄管理、設備轉移管理、與ERP接口管理。

2.1 設備到貨功能架構

設備到貨模塊功能架構